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Assistente de Operações Administrativa
Empresa: Confidencial
Local: São Paulo – São Paulo
Tipo de Vaga: Efetivo (CLT) | Presencial
| Tipo de Contrato | Efetivo (CLT) |
|---|---|
| Modalidade | Presencial |
| Localização | São Paulo – São Paulo |
| Publicada em | 07/08/2026 |
Descrição da Vaga
Confira os detalhes desta oportunidade profissional. Garantir o suporte às rotinas administrativas e de facilities da empresa, assegurando o funcionamento adequado da infraestrutura, o atendimento das demandas operacionais, o controle de fornecedores e a organização dos ambientes corporativos, contribuindo para uma experiência positiva dos colaboradores e visitantes.
Principais
Responsabilidades
1. Infraestrutura, Abertura e FacilitiesRealizar a abertura técnica diária da unidade no início do expediente, efetuando o desarme do sistema de alarmes e acionamento de luzes/equipamentos básicos.Registrar e acompanhar demandas de manutenção predial, preventiva e corretiva da infraestrutura.Atuar como ponto de apoio interno para demandas relacionadas à infraestrutura e facilities da unidade.Acompanhar e fiscalizar a entrega dos serviços prestados pela empresa terceirizada de limpeza, acionando o gerente da respectiva prestadora em caso de não conformidades.
2. Recepção, Atendimento e FluxoControlar o acesso físico e eletrônico da unidade, realizando a cobertura operacional da recepção de forma contínua e durante intervalos ou ausências programadas.Recepcionar, identificar e orientar visitantes, clientes, fornecedores e prestadores de serviço.Receber, conferir, protocolar e distribuir correspondências, documentos e encomendas.Realizar postagens e retiradas junto aos Correios e transportadoras.
3. Rotinas Administrativas e Financeiras (Backoffice)Efetuar o input (lançamento e digitalização) de faturas, boletos e solicitações de pagamento no sistema corporativo (ERP/Planilhas), realizando os devidos rateios de despesas conforme diretrizes da área financeira, direcionando os processos para posterior aprovação e liquidação bancária pelos gestores responsáveis.Controlar vencimentos e organizar a documentação de fornecedores sob sua responsabilidade.Solicitar compras de materiais e insumos administrativos, realizando cotações e acompanhando prazos de entrega.Controlar e repor materiais de escritório, copa e salas de reunião, garantindo a organização e disponibilidade dos recursos desses ambientes.Apoiar a organização de eventos internos e reuniões corporativas.Manter controles, planilhas e relatórios administrativos atualizados.
Requisitos para a VagaEnsino Médio Completo;
Experiência em rotinas administrativas.Experiência com controle de fornecedores e prestadores de serviço.Experiência com lançamentos financeiros ou solicitações de pagamento.Conhecimento intermediário em Excel.Conhecimento do Pacote Office.Boa organização e capacidade de controle de múltiplas demandas.Boa comunicação verbal e escrita.
Diferencial:Experiência em Facilities.Experiência com sistemas ERP.Experiência com gestão de contratos e fornecedores.Experiência em ambiente corporativo.Conhecimento em processos financeiros administrativos.Desejável:
Ensino Superior cursando ou concluído em Administração, Processos Gerenciais, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.
Conhecimento em SQL e/ou Python para análise de dados Vivência com documentação de processos,
requisitos ou fluxos;
Experiência com análise de dados, métricas de produto ou ferramentas de BI além do Metabase (ex: Power BI, Tableau, Google Data Studio);
Conhecimento básico de UX/UI, design thinking ou pesquisa com usuários;
Vivência em ambientes ágeis ou squads multidisciplinares;
Participação em bootcamps, cursos, eventos ou comunidades de produto, tecnologia ou UX.
Diferencial:Experiência em Facilities;
Experiência com sistemas ERP;
Experiência com gestão de contratos e fornecedores;
Experiência em ambiente corporativo;
Conhecimento em processos financeiros administrativos.
Informações Complementares
Modelo de trabalho: Presencial.Modelo de contratação: CLT.
Dica: Mantenha seu currículo sempre atualizado para aumentar suas chances!